Qu'est qu'un projet ?

Un projet est action ponctuelle (non répétitive) qui apporte une réponse à un besoin et qui mobilise des compétences multiples et complémentaires.

Quelques exemples :
-  Programme européen ARIANE ;
- Construction de locaux professionnels (ou à titre personnel de sa maison) ;
- Création d'un nouveau produit ou d'une variante d'un produit existant ;
- Organisation d'une visite client ou d'une manifestation culturelle....

Les projets ont tous un objectif et une durée, même s'ils sont parfois flous. Le groupe de projet doit atteindre l'objectif en maîtrisant la qualité, le coût et les délais.

Pourquoi gérer les projets ?

La gestion de projet consiste à prévoir et coordonner toutes les tâches d'accompagnement à réaliser, de la préparation du lancement à la fin du projet. Il s'agit d'une fonction de direction dont l'objectif est de maîtriser l'ensemble des moyens nécessaires, qu'ils soient humains, financiers ou techniques.

La gestion de projet est une méthode structurée qui permet au groupe de projet d'être efficace et surtout d'anticiper. En effet, les projets, si ils sont mal maîtrisés, peuvent induire surcharge de travail, conflits de pouvoir, temps perdu et même démotivation.

La méthode de gestion de projet s'applique évidemment aux "gros" projets mais nous voudrions également convaincre nos lecteurs de son importance dans les "petits" projets, qui ne souvent même pas perçus comme des projets en tant que tel. On considère en général comme "petit" un projet dont l'essentiel des actions fait partie du métier de l'organisation concernée, dont la durée est inférieure à 3 mois et dans lequel le nombre d'intervenants est inférieur à 6. Dans toutes les organisations, il y a pléthore de ces projets. Quelques outils simples permettraient d'en augmenter le succès (l'adéquation au besoin préalablement identifié) en diminuant le coût.

Nous allons commencer par voir rapidement les étapes d'un gros projet avant d'examiner le cas des "petits" projets.

Les 4 phases de gestion d'un "gros" projet

Phases 1 : Analyser le besoin
Le besoin n'est pas immuable, il est vivant, évolutif. Il résulte d'un décalage entre les exigences de l'utilisateur et les fonctions (matérielles ou immatérielles) réalisées par le produit ou service. Cette divergence peut également être causée par la présence de fonctions superflues ou de fonctions non satisfaites. L'analyse fonctionnelle peut être un outil indispensable pour la définition du besoin auquel doit répondre un projet.
Beaucoup de projets échouent faute d'avoir fait l'objet d'une véritable analyse du besoin.

Phase 2 : Etudier la faisabilité
Avant de lancer un projet ou de l'accepter, il est pertinent de se demander si les résultats escomptés justifie le projet, et si les moyens permettant l'aboutissement du projet sont disponibles.
Il est également utile d'en définir par avance les risques. On fera alors appel aux méthodes AMDEC ou HACCP. Dans tous les cas, il est essentiel de lister avec le groupe de projet les risques du projet (exemple gel pour une construction), d'en évaluer la probabilité d'occurrence et la gravité, d'en établir les mesures préventives.

Phase 3 : Planifier le projet
Avant d'entamer la planification elle-même, le chef de projet découpe le projet en éléments de plus en plus simples, afin d'en estimer plus facilement les coûts et les délais et d'en attribuer la responsabilité à un intervenant identifié et opérationnel.

Le chef de projet identifie ensuite les contraintes, modélise l'enchaînement des activités, réalise l'évaluation des durées, détermine des dates jalons puis planifie l'ensemble (ressources en hommes, équipements et matières ; coûts ; budget).

Phase 4 : Piloter le projet
Maîtrise des délais
La maîtrise des délais est essentielle. Il peut être difficile de respecter les délais en raison d'une évolution des attentes exprimées par le demandeur ou de la mauvaise préparation du projet. Dans ce dernier cas, les initiateurs du projet ont en général sous-estimé la charge de travail nécessaire ou les difficultés techniques ou organisationnelles. On rencontre également le cas de projets hors délais à cause d'un suivi des réalisations insuffisant.
Maîtriser des coûts
Le rapport coûts prévus / coûts réels dépend étroitement des résultats. En effet, ce rapport varie en fonction de la qualité du produit fini et du respect du planning. Il est préférable de suivre de front les coûts, les délais et la performance du système auquel le projet doit aboutir.

Comment gérer les "petits" projets ?

Ce qui fait le succès d'un projet, petit ou gros, c'est sa préparation. Dans le cas d'un petit projet, il faudra au minimum :
- Définir précisément l'objectif poursuivi, en identifiant des indicateurs quantitatifs ou qualitatifs de réussite.
- Etablir les limites du projet : par exemple pour une amélioration de la productivité d'une ligne de production, on précisera que l'état initial de la ligne est la matière première dans l'atelier de production et l'état final le produit fini prêt à être transféré dans le magasin de stockage.
- Indiquer la liste des personnes faisant partie du groupe de projet en tant qu'acteurs. On pourra éventuellement indiquer ceux qui devront intervenir ponctuellement en tant qu'experts.
- Planifier le projet : les principales actions et leur date prévue, date prévue pour que les objectifs soient atteints.

Le groupe de projet aura tout intérêt à écrire ces informations et à s'y référer.

Il ne faut jamais croire qu'on réduit le coût d'un projet en en diminuant la préparation ou en omettant des étapes de validation. Il s'agit d'envisager l'ensemble du cycle de vie du système à concevoir dans le cadre du projet.

Conclusion

La gestion de projet conditionne la réussite des changements de l'entreprise ou de l'organisme. Il est nécessaire
- de prendre du recul pour avoir un point de vue global sur le projet,
- d'être organisé et méthodique pour gérer efficacement le projet,
- d'avoir ou d'acquérir des compétences en gestion du changement et des risques,

Enfin, il peut être très bénéfique d'avoir recours à un accompagnement externe.