L'environnement L'envoi d'un document créé au moyen d'un logiciel PC est aussi simple et quelquefois même plus aisé qu'une impression. En fait, la télécopie est envoyée sur un gestionnaire d'impression de Windows sans avoir à changer d'équipement ou de place. Comme tout autre télécopieur, le programme peut-être programmé afin d'optimiser la date et l'heure de l'envoi. Les équipements présents sur le marché en 1998 travaillent couramment à 28800 bauds souvent plus. Mais il faut tenir compte du fait que la norme de transmission par fax (V29) limite la vitesse de transmission actuellement à 14400 bauds.

La baisse des prix des scanners et des appareils à photos numériques rend la saisie des images non digitalisées de plus en plus aisée. Ceci ouvre la voie à de nombreuses applications dans les domaines du marketing pour transmettre rapidement à vos partenaires des croquis, dessins, photos de produits ou prototypes. La qualité et la précision des imprimantes à jet d'encre ou laser n'en rend la restitution que plus fidèle. J'ai ainsi une imprimante à jet d'encre achetée pour moins de 4000 Francs produisant des documents avec 720 dots par inch. Cette définition est tout à fait satisfaisante pour la grande majorité des télécopies du monde professionnel. Seules les activités liées à la production artistique (par exemple les graphistes) pourraient avoir des exigences plus grandes.

En réception, il existe également des programmes d'identification automatique des caractères (OCR) tel que celui intégré dans les versions de WINFAX Plus. Ceci permet d'envisager la reprise de certains textes. L'avènement du courrier électronique limite toutefois l'intérêt de telles applications. La qualité de la reconnaissance des caractères reste imparfaite alors qu'il est maintenant très aisé d'ouvrir un compte sur Internet où ce problème n'est plus à résoudre.

Télécopieurs, carte PC, système en réseau? Les nombreuses alternatives existent pour envoyer des télécopies :
- Des télécopieurs dédiés principalement à cette fonction.
- Des périphériques pour ordinateurs personnels (Boîtier externe ou Carte interne).
- Des interfaces avec les réseaux téléphoniques connectées directement à votre propre réseau local.
- Transmission au moyen d'Internet

Si vous n'avez pas d'ordinateur, il serait opportun d'étudier l'achat d'un PC, vous pourriez avoir la surprise de découvrir que le prix de son achat, y compris un scanner, est très proche de celui d'un télécopieur.

Si vous avez au moins un ordinateur dans votre entreprise, je vous suggère de considérer l'acquisition d'une carte et d'un scanner (pour autant que vous en ayez l'utilité). Les fonctionnalités disponibles seront alors beaucoup plus importantes et la qualité des transmissions n'en sera que meilleure. En effet, l'envoi depuis un émulateur ne nécessite aucune lecture ou scanérisation des documents. Il n'y a donc aucune déperdition de la qualité.

L'intérêt de la télécopie dans les opérations de vente. La vitesse de transmission des données est certainement l'atout majeur de la télécopie. Cette technologie a gagné ses lettres de noblesse en France à la faveur d'une grève des agents des PTT. Ce mode de communication est instantané. J'ai eu plusieurs fois l'occasion de converser sur une ligne téléphonique avec une personne alors que je lui transmettais dans le même temps un schéma créant ainsi une interactivité immédiate.

Pour les communications locales, le coût d'une télécopie est en général plus faible qu'un envoi postal et supprime la mise sous enveloppe alors que la transmission est instantanée.

Le cycle de vente ou de commande se trouve donc considérablement réduit. Il n'est plus rare de trouver des situations où un client demande un prix le matin, reçoit une proposition quelques minutes plus tard et vous envoie dans la même matinée une commande.

Une télécopie peut également être personnalisée pour chaque client lorsqu'elle est générée par un programme d'édition. La vitesse de transmission est particulièrement adaptée à des communications urgentes ou devant être perçues comme telles. Par exemple, l'annonce d'un nouveau produit ou d'une promotion de dernière minute. Une offre de prix limitée dans le temps ou la présence inattendue d'une personne importante sont des sujets porteurs pour ce type de média. Lorsque la composition de l'inventaire ou le cours des produits varient rapidement, la télécopie peut également être considérée. Je reçois ainsi chaque matin le menu du restaurant du quartier.

A propos de ce restaurant, son envoi présente l'énorme défaut de ne pas être personnalisé. La télécopie arrive sur la machine du département sans qu'une personne soit particulièrement intéressée par l'offre. Il est primordial de mettre en oeuvre ce type de communication lorsque l'on souhaite développer une relation privilégiée avec un client. Dans ce cas, il est indispensable que le message soit adressé à une personne précise dans l'organisation.

Relations publiques par télécopie Si vous traitez avec la presse ou les agences de presse, vous avez sans doute observé que la chasse au scoop était ouverte. Une télécopie, pour autant que le sujet en vaille la peine, donnera l'impression à son destinataire d'être l'un des premiers informés. Mais attention les salles de rédaction sont noyées par le flot incessant de communiqué de presse. Là encore la personnalisation du contact est primordiale.

Autres attraits Prise de commande par télécopie :

Ce procédé est devenu commun en quelques années. Un bon de commande destiné à la transmission par télécopie est incorporé dans les catalogues. Il permet aux clients de communiquer rapidement avec les services commerciaux des entreprises. Le format de vos bons de commande doit être proche du format A4 et le bon doit être facilement détachable et adapté pour être soit scanné, soit introduit dans les lecteurs des télécopieurs.

Il ne faut toutefois pas oublier de prévoir une ligne téléphonique suffisamment puissante pour recevoir les appels. En 1995, LA REDOUTE recevait plus de 20% de ces commandes par ce moyen alors qu'elle s'adresse à des particuliers.

Le gain de temps en manipulation de courrier (ouverture, sélection et distribution dans les services appropriés) est appréciable surtout si vous recevez de nombreuses commandes.

Les annonces domiciliées sur un numéro de télécopieur :

La présence d'un numéro de télécopieur dans vos annonces presse ainsi que sur vos documents personnels et d'entreprise peut s'avérer être un excellent moteur pour stimuler les achats impulsifs. Je suis un adepte de cette pratique. Lorsque je remarque une publicité intéressante, mon temps de réaction est en général très court. Je réagis immédiatement en envoyant une télécopie au fournisseur. En l'absence de numéro de télécopieur, cela m'impose de rédiger un courrier donc d'être près d'une imprimante, d'une enveloppe et d'une boîte aux lettres. Autant de contraintes qui contribuent à oublier rapidement les stimuli de l'annonce. Dans la majorité des cas, je ne contacte donc jamais le fournisseur. Cette attitude se renforcera dans l'avenir avec l'usage des téléphones portables et des modems connectés aux ordinateurs portables. Le risque est de surcharger les services commerciaux de demandes non réfléchies avec une motivation d'achat faible.

Ajoutons que si vous souhaitez mesurer l'efficacité d'une annonce, vous avez la possibilité de faire varier les numéros d'appel et d'identifier la source de la stimulation.

Le degré d'adaptabilité de la méthode est une fonction de l'urgence du besoin. Même, les fleuristes proposent de recevoir les commandes par fax.

Les kiosques télécopies Un kiosque est une base de données susceptible d'être interrogée à distance par un utilisateur. En retour, le système peut envoyer une télécopie à l'appelant.

La plupart des télécopieurs du marché permettent de stocker au moins un document pouvant être consulté à distance. Deux alternatives existent alors. La première est de répondre immédiatement à l'appelant en envoyant le document sur la même ligne. Cela suppose donc que l'appel soit initié depuis un équipement doté d'un système de bascule automatique entre la communication vocale et la communication télécopie.

L'autre alternative et de demander à l'interlocuteur de saisir son numéro de télécopieur. L'information étant ensuite envoyée à ce numéro. De plus en plus de logiciels permettent maintenant de sélectionner les informations désirées. Ainsi, vous pouvez imaginer stocker des descriptions de produits avec des numéros de codes spécifiques. L'appelant pourra alors saisir ce numéro et en retour recevoir sur son télécopieur les informations souhaitées.

Minitel et télécopie L'interconnexion des serveurs Télétel avec des bases de données documentaires a permis aux grands éditeurs de presse tels que LE MONDE, LES ECHOS de mettre à disposition l'ensemble de leur base d'articles. Une grille de choix est proposée sur un kiosque à forte valeur ajoutée (0836 69), l'image de l'article est ensuite envoyée au demandeur. Ce tarif permet de couvrir les frais de maintenance du serveur ainsi que les frais de télécopie.

Audiotel et télécopie :

Sur le même principe que le Minitel, les services Audiotel permettent de saisir à l'aide du clavier des téléphones raccordés au réseau numérique le numéro du document souhaité ainsi que le numéro du télécopieur devant recevoir les informations.

Au même titre que le Minitel, le système de facturation des Audiotels permet au fournisseur de l'information de facturer celle-ci au demandeur.

Internet et télécopie A ce stade de la lecture, vous devez être convaincu que la télécopie peut être considérée comme le plus petit commun dénominateur en matière de communication électronique. Mais vous ne voulez pas risquer de manquer la déferlante Internet.

Deux aspects doivent être abordés en ce qui concerne Internet. Le premier tient aux possibilités de stockage et d'édition sur un serveur web. Le second est lié aux nouvelles opportunités offertes par le réseau Internet lui-même pour acheminer les télécopies.

Mais ici il s’agit de l’emailing … qui est un autre débat !