Principe

Chaque individu au sein d’une organisation est en constante gestion de flux (qu’ils soient logiques ou physiques). Chaque individu a de plus un système propre de classement de l’information. Il faut distinguer ici l’information, de la donnée utile (directement utilisable). Une information peut ainsi se traduire en donnée utile à condition :

- D’être synthétisée
- D’être couplée à une autre information
- D’être analysée et structurée

Les gains que l’on peut attendre

Les techniques de gestion de l’information ou de gestion documentaire font appel à celles de la veille, de la gestion de projet, de l’organisation et du Knowledge Management (gestion de la connaissance). Comme on va le voir à suivre, les gains peuvent être multiples :

- Gain en temps de recherche (10%)
- Gain en efficacité de travail (10% à 20%)
- Gain en terme d’efficience commerciale (10%)

Globalement, en en étant minimaliste, on peut estimer le gain d’un système complet et adapté à plus d’une heure par semaine pour 20% de la masse salariale. Soit une économie globale de 20.000 euros / an pour une entreprise de 100 personnes…

Quelques précautions préalables

Un projet de gestion électronique des documents n’est pas une simple implantation de logiciel. Elle est surtout la prise en compte des spécificités des individus dans les méthodes de partage de l’information. Il s’agit donc ici de souligner fortement les aspects managériaux de ce type de projet :

- Accompagnement externe essentiel
- Choix d’une solution simple à mettre en œuvre
- Importance de la formation et des méthodes adoptées

Périmètre d’action

Les documents mis sous forme électronique sont en effet beaucoup moins chers :

- à stocker,
- à rechercher,
- à diffuser.

Ils sont beaucoup plus faciles à protéger de la destruction et des pertes. Les documents électroniques sont de plus copiables et diffusables à un très faible coût, ce qui encourage leur utilisation par le plus grand nombre. Ainsi, dés que des documents peu volumineux sont recherchés plusieurs fois dans leur vie active, le passage au numérique permet des réductions de coûts de traitement de 20 à 50%.

Les gains sont encore plus importants -de 30 à 70%- si les documents sont digitalisés à la source. La mise en commun des documents dans un groupe est la première étape d’une évolution vers les applications de groupware et de workflow.

Les apports de la GED

Ils sont très nombreux. Outre les gains en terme :
- d'organisation,
- de suivi,
- de partage d’information,

Mais nous pouvons également citer les suivants qui sont directement chiffrables :
- Coût de l’espace de stockage
- Coûts de classement
- Temps de recherche
- Temps de diffusion
- Gestion des versions
- Accès simultané
- Sûreté et Sécurité

Coût de l’espace de stockage

Le coût d’espace annuel à la page papier est de 0,1F à 0,4 F, son coût de numérisation de 1 à 4 F. La numérisation de documents papier ne peut se justifier par les seuls gains de coût de stockage.

- Contrats d’assurance émis par l’assureur.
- Commandes reçues des distributeurs.

Coûts de classement

Dans la plupart des cas, on réalise un gain de 50 % sur les coûts. Pour le cycle numériser + classer, le système électronique peut être plus cher de 32 % (0,6F) par rapport au système manuel. Il ne pourra se justifier que par les gains en recherches ultérieures.

- Déclarations de salaires versés à l’URSSAF.
- Stockage des courriers clients dans l’agence d’une banque.

Coûts de recherche

Les coûts d’un cycle sont divisés par 2. Dans le cas de l’accès à une archive ils sont divisés par trois. Le gain par cycle varie de 1,6 à 3,6 francs. Un seul cycle de recherche rentabilise les surcoûts de numérisation de deux pages.

- Déclarations de sinistres en assurance.
- Dossiers de prêt dans les banques.
- Dossiers de candidatures chez les recruteurs.

Temps de recherche

Seule l’électronique permet d’assurer des temps de réponse de l’ordre de la seconde. Les temps de recherche sont divisés par un facteur deux à cent, et parfois beaucoup plus. Des recherches trop coûteuses à réaliser deviennent économiquement réalisables.

- Renseignement téléphonique sur les affaires en cours.
- Recherches dans la jurisprudence (en texte intégral).

Temps de diffusion

La messagerie électronique assure des délais d’acheminement de quelques minutes à quelques heures. La mise à disposition sur un serveur partagé se fait en quelques minutes.

- Annonce d’un nouveau produit et de ses tarifs.
- Documentation d’une opération de mise à niveau sur un modèle de voiture.

Coûts de diffusion

Les économies sont de 80% à 90% avec des documents électroniques. Lors de multi destinataires, les gains de diffusion compensent les coûts de numérisation.

- Distribution d’un catalogue à des revendeurs.
- Diffusion des rapports périodiques (hebdomadaires, mensuels).

Sûreté et Sécurité

Des contrôles d’accès sélectifs deviennent possibles.
Les prises de copies à faibles coûts offrent toute la sûreté voulue.

- Fichiers et archives servant de preuve pour des affaires lourdes.
- Fichiers et archives avec cloisonnement des accès.