Poser le problème

Vous constatez le décalage entre la situation actuelle et la situation souhaitée. Cette insatisfaction peut s’exprimer par exemple par la phrase : « certains clients nous payent en retard ». 

Faites en sorte que les écarts puissent être relevés par n’importe quel employé de l’entreprise. La mise à disposition de fiches de non-conformité est le moyen le plus répandu pour notifier les écarts. A la suite de ce constat, la décision est prise de traiter ou non le problème. On remarque que les problèmes relevés par la direction ou l’encadrement sont généralement traités en priorité.

Détail : http://www.cyber.uhp-nancy.fr/demos/QUAL-004/cha_2/cha_2_5_1.html

Identifier les causes

C’est à ce niveau qu’un groupe est toujours beaucoup plus efficace qu’une personnes seule. Encore faut-il se mettre en condition de créativité.

Maintenant que vous avez trouvé toutes les causes possibles de votre problème, vous pouvez passer à la phase de classement. Les causes peuvent être classées selon leur objet par le QQOQCP ou selon leur position dans la chaîne causale, par le diagramme Causes / Effets.
Lors du Brainstorming, l’animateur peut classer directement les idées selon leur caractéristique dans un tableau déjà structuré QQOQCP.

Les causes identifiées et classées, vous devez les hiérarchiser à l’aide par exemple :

d’un vote pondéré : dans ce cas, le tableau mentionne les causes ainsi que les personnes participants au vote ; chaque personne affecte des points (1, 2 et 3 points) parmi les causes et on calcule ensuite le produit (nombre de points par cause x nombre de votants pour cette cause) ; on obtient alors un classement final de toutes les causes
d’un diagramme de Pareto.
Le vote pondéré sera utilisé s’il y a choix entre plusieurs options. Il permet de faire évoluer le groupe vers la voie choisie par la majorité du groupe.
Vous pouvez également classer les causes selon leur criticité par la méthode AMDEC.

Détail : http://www.cyber.uhp-nancy.fr/demos/QUAL-004/cha_2/cha_2_5_2.html

Rechercher des solutions

Maintenant que vous avez bien posé le problème et déterminé quelles sont les causes les plus probables, vous pouvez passer à l’étape suivante : la recherche de solutions.

Comme pour la recherche des causes, le Brainstorming est l’une des techniques les plus adaptées à la recherche de solutions en groupe. Elle permet en effet au groupe d’être le plus exhaustif possible dans sa recherche et donc de trouver les solutions les plus performantes pour résoudre le problème.

Face à 2 ou 3 causes déterminées, il y a souvent des dizaines de solutions possibles. La difficulté consiste à sélectionner celles qui ont le maximum d’effets positifs, le minimum d’effets négatifs et qui emportent l’adhésion de tous.

Comme pour la recherche des causes, une solution peut paraître évidente ou faire directement l’unanimité autour d’elle. Mais il arrive que le groupe ne parvienne pas à se mettre d’accord. La décision peut alors se faire par un vote pondéré simple ou en objectivant ce vote selon des critères prédéfinis tels que l’efficacité, le coût, la faisabilité ou le délai de réalisation. On parle alors de matrice de compatibilité.

Détail http://www.cyber.uhp-nancy.fr/demos/QUAL-004/cha_2/cha_2_5_3.html

Mettre en oeuvre la solution retenue

La définition d’une zone d’expérimentation
Si toute votre entreprise est concernée, réduisez votre zone d’expérimentation à un atelier, une ligne de produit ou un secteur. Cela évite une trop grande dispersion d’énergie et vous permet de réagir si la solution ne s’avère finalement pas aussi bonne que prévue.

Evitez les zones où sont programmées des modifications importantes (déménagement, réorganisation, évolution des effectifs, …). Cela pourrait gêner l’expérimentation ou fausser les résultats.

La rédaction d’un plan d’action
Phase primordiale puisqu’elle permet de planifier la mise en place en définissant notamment le responsable de chaque action élémentaire. Vous pouvez utiliser des outils de planification et en particulier le diagramme de Gantt.

Rappel sur le diagramme de Gantt :
Cet outil permet de planifier les actions de plusieurs personnes en tenant compte de celles qui se déroulent en parallèle. 

Voir exemple de plateforme planning projet : 
www.intraknow.com
www.pakprojet.com

Détail : http://www.cyber.uhp-nancy.fr/demos/QUAL-004/cha_2/cha_2_5_4.html