Gestion documentaire

La problématique

Les entreprises sont aujourd'hui confrontées à une accélération des sources d'informations, et à une diffusion pléthorique de celles-ci. Qui peut aujourd'hui dire qu'il sait retrouver ses documents sans problème? Qui n'est pas noyé sous une multitude de documents qui ne le concerne pas?

Ces difficultés sont démultipliées quand il y a variation des effectifs (entreprises en croissance ou en récession). Car celà se traduit par une augmentation de l’effectif, mais aussi et surtout une augmentation des flux d'échanges, parfois stratégiques. Jusqu'à présent les échanges se faisaient exclusivement par note, fax, document papier. La démultiplication de l'utilisation des messageries a accéléré ces échanges... tout en accélérant le flou.

Tout cela doit enfin se combiner avec les contraintes des exigences qualité (Iso 9001 ou autres) qui interviennent peu ou prou sur ces aspects.

La réponse apportée

La Gestion Électronique des Documents ou GED est donc une approche globale structurée en 4 étapes :

• L'acquisition des documents
• Le classement des documents
• Le stockage des documents
• La diffusion des documents

La plateforme technologique Intra’Know que nous mettrons en oeuvre pour répondre à votre besoin pourra comprendre les fonctionnalités suivantes :

• Structuration de la bibliothèque
• Partage de tout type de documents
• Organisation des workflow de validation et de diffusion
• Recherche par thème, auteur, date ou mots clé via un moteur de recherche complet
• Organisation de la documentation qualité (iso 9001 et autre)et validation par un circuit de validation
• Interface avec une intégration documentaire
• Limitation des accès par zone de confidentialité
• ...

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