Plateforme collaborative intranet pour le secteur insitutionnel

Une administration ou une collectivité fédère l’expérience et les compétences de nombreux métiers, au bénéfice de tous ses Usagers (Citoyens, Elus, Partenaires publics et privés, Fournisseurs…).
Les nouvelles dispositions réglementaires, la pression des organismes de tutelles, les exigences de productivité et de qualité de services sont autant d’enjeux auquel les organisations publiques sont confrontées.

La problématique

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La mise en place d'Intra'Know a permis d'animer des groupes de réflexion et de développer des pratiques de veille et de capitalisation entre des acteurs distants géographiquement.”

Les organisations publiques se sont construites historiquement de façon très verticalisées en privilégiant le professionnalisme et l’expertise des agents intervenants dans des domaines aussi différents que l’urbanisme, les politiques sociales, l’éducation… ou pour les grandes administrations les différents processus à mettre en œuvre dans le cadre de l’application des lois régissant les grands corps d’état.

L’exigence des usagers ainsi que la pression des différentes tutelles, nécessitent une adaptation des organisations pour améliorer le service à l’usager, devenir plus flexible et adaptable et améliorer la productivité. L’efficacité de la mise en œuvre des politiques et des programmes est mesurée dans le cadre de dispositif d’évaluation, nécessitant une traçabilité des actions à tous les niveaux.

Le partage et la capitalisation d’informations, le suivi d’activités, l’efficacité des services et des processus, les démarches de projets sont autant de problématiques qu’une administration ou une collectivité doit maîtriser pour assumer l’ensemble de ses missions de services.

La réponse apportée

Notre approche est construite dans le cadre d’une démarche méthodes et outils basée sur nos expertises associées à une connaissance métier du contexte des organisations publiques.

La démarche méthodologique Intra’Know® permet de définir et mettre en œuvre l’organisation, les processus et les outils répondant aux enjeux suivants :

Les échanges avec l’usager et le suivi des processus majeurs (accueil, traitement du courrier, traitement des réclamations, processus métiers),
Les espaces documentaires structurés (espace Elus, espace Services, espaces Partenaires),
La gestion des référentiels Qualité (ISO, AFAQ Service confiance®, Charte Marianne, labels..) ou métiers (Travaux, social,…),
Le suivi des normes et des réglementations,
Le suivi de programmes et de projets (Agenda 21, projets techniques et administratifs, chantiers, constructions …),
Les espaces collaboratifs et de communication (agendas partagés, annuaire et base contact, blogs et forums internes, publication, collaboration projets et processus),
La capitalisation des connaissances (référencement de tous types de sources documentaires utiles au savoir général des élus et des agents),
La démarche d’amélioration continue (Incidents, plans d’actions).