CAT Notre Avenir, un accompagnement aux personnes en situation de handicap

Mise en place d’un outil de gestion documentaire

En tant que responsable QSE, le module « Qualité Doc » m’a permis un suivi documentaire efficace lors de la mise en place de certifications ISO notamment grâce au workflow de validation.  
Alexandre, CAT Notre Avenir

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Association-ESAT

Quand tout a commencé en 2014

Nombre d'utilisateurs de la plateforme

50 utilisateurs

Le besoin reposait sur un outil d’amélioration du système de gestion documentaire dans le cadre de certifications ISO. Mais également partager l’information plus facilement entre différents sites et gérer les dossiers des usagers.

Nous avons mis en place différents modules pour répondre à ces 3 besoins principaux : le module Qualité Doc, Usager (RH) et Pilotage.

Les modules activés
et personnalisés

Connaissance
Qualité Doc
Pilotage
RH

Les satisfactions client

Tracer informations

RECHERCHE FACILITÉE
DE L’INFORMATION

Amélioration continue

AMÉLIORATION CONTINUE DANS LE
CADRE DE CERTIFICATIONS ISO

Information retrouvée facilement

FLUIDITÉ DE LA CIRCULATION
DES INFORMATIONS

RH

MEILLEUR SUIVI PERSONNEL
ET PROFESSIONNEL DES USAGERS

Interview de Alexandre, CAT Notre Avenir

Pour quelle raison avez-vous décidé de mettre en œuvre intra’know au sein de l’association ?

Nous avons choisi la solution collaborative intra’know afin de :
– Faciliter l’organisation de la gestion documentaire dans le cadre de la loi 2002-2 et de nos certifications ISO
– Partager de l’information entre nos différents sites
– Gérer les dossiers de nos usagers

Comment le logiciel simplifie-t-il votre quotidien ?

Le module USAGERS nous permet, par exemple, de centraliser et de partager les informations relatives aux travailleurs en situation de handicap : données personnelles, suivi de l’activité et des compétences (PPU : Projet Personnalisé Unique).

La solution Yieloo nous permet également de partager des documents réglementaires et normatifs entre nos différents sites.

Comment la solution a-t-elle modifié la façon dont vous travaillez ?

La centralisation des données relatives aux usagers permet à l’équipe encadrante un meilleur suivi sur le plan personnel et professionnel. Le partage et l’accès instantané aux documents dématérialisés, nous permet quant à lui, de gagner énormément de temps chaque jour.

En tant que responsable QSE, le module « Qualité Doc » m’a permis un suivi documentaire efficace lors de la mise en place de certifications ISO notamment grâce au workflow de validation. Le module « Usagers » est quant à lui un vrai plus pour notre structure.

Enfin, les impressions papier et les échanges de documents par mail ont fait place à une centralisation des documents au sein de l’outil intra’know.

Comment Yieloo vous a-t-elle accompagné dans la conduite du changement ?

– En appréhendant et en mesurant nos obligations et contraintes de métier
– En nous conseillant pour optimiser notre organisation interne d’aujourd’hui mais aussi pour faciliter notre développement de demain.

L’accompagnement fait par Yieloo pour la prise en main de l’outil collaboratif a permis à chacune des personnes formées une prise en main plus rapide. Ils ont donc pu apprécier la simplicité d’usage de la solution.

Pour autant, tous les professionnels n’ont pas systématiquement le réflexe d’aller sur la plateforme. Une phase d’appropriation est nécessaire.

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“ L’intérêt de la plateforme intra’know pour une équipe de consultants comme nous très peu basée au siège, c’est le côté web, accessible à distance et le partage d’information de façon simple. Lire le témoignage

Médéric, Périnove

“ Nous utilisons beaucoup la base de connaissance qui nous a permis le passage d’une gestion documentaire artisanale (système papier) à une gestion informatisée. Ce traitement des opérations et de l’information évite les échanges de mails ou de coups de téléphone qui sont beaucoup plus intrusifs. Lire la suite

Jean-Marc, Nissan Espace 3

“ Nous avons sélectionné intra’know pour le partage d’informations. Cet outil collaboratif est une base de connaissance, avec une mise à jour en temps réel et disponible pour tout le monde au même moment.  Lire le témoignage

Véronique, Josset Menguy
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