Une GED pour lutter contre l’infobésité

La gestion électronique des documents (GED) est le procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques dans le but d’améliorer le fonctionnement d’une organisation. En effet, selon une étude menée par la société Mindjet en 2012, près de 3 semaines sont consacrées à la recherche d’information en entreprise chaque année. Cette recherche représenterait un coût pour l’entreprise estimé à 1 855 € par employéLa mise en place d’une GED s’inscrit donc dans une dynamique d’efficacité opérationnelle et d’amélioration globale de fonctionnement de l’entreprise

Lutter contre l’ infobésité

Selon cette même étude, 68% des individus en entreprise reçoit jusqu’à 100 emails par jour. Or un tiers de ces emails ne sont pas lus, seulement un quart des pièces jointes sont ouvertes et 22% des salariés déclarent être capables de gérer efficacement l’ensemble des messages qu’ils reçoivent quotidiennement. De fait, chaque salarié passera chaque jour entre 30 et 45 minutes à dialoguer avec ses collègues (en dehors des réunions) pour récupérer les informations qui lui permettront d’avancer. Difficile, dans ces conditions, de s’assurer que la bonne info sera reçue par la bonne personne, au bon moment ! 

Infographie-submerges-medias-sociaux 

Mettre en place une GED va ainsi permettre de :

–       réduire le nombre d’email reçus pendant la journée (une baisse de -80% a été constatée avec l’utilisation de la plateforme intra’know)

–       augmenter son efficacité opérationnelle et transversale (-32% de temps perdu en moins par nos clients grâce à un meilleur partage des informations entre les personnes et les services, une meilleure gestion des comptes rendus, des notes mieux diffusées, des plannings mieux partagés).

–       profiter des avantages déjà connus d’une GED comme la réduction des coûts liés au papier ou la possibilité d’améliorer son organisation en mettant à disposition des procédures claires et partagées par tous.


Vers une transformation numérique

Un projet de gestion électronique des documents n’est pas un simple déploiement logiciel. Elle est également un chantier de transformation numérique de l’entreprise et doit être accompagné d’une conduite du changement.

Selon une étude réalisée en collaboration avec Cap Digital, les entreprises en France semblent être à la traîne dans ce domaine. Si pour 57% d’entre elles, le virage numérique est un axe stratégique à moyen terme, seulement 36% ont formalisé une stratégie adaptée. Or, il est à noter que les entreprises qui ont pris le virage du numérique bénéficient d’une croissance 6 fois plus élevée que les entreprises les plus en retard. Là encore le rôle des consultants pour accompagner et former les entreprises est primordial.

Le Cloud et la sécurité des données

Selon le baromètre 2012 des directions informatiques de T-Systems, la sécurité et la localisation des données sont un enjeu majeur pour plus de 75% des entreprises. Le Cloud aujourd’hui, plus mature qu’il y a quelques années, permet désormais d’homogénéiser les pratiques, les données et les processus tout en évitant un lourd investissement en terme d’infrastructure. En effet, en mutualisant certains coûts, le Cloud offre souplesse et flexibilité tout en garantissant la sécurité des données (et pour certain, un rapatriement des données à la demande).

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Témoignage d’utilisateur intra’know : Le stockage des dossiers collaborateurs de Carole Lhermet, responsable des franchisés chez Carrefour

Depuis 10 ans, Carole Lhermet est en charge du recrutement des franchisés pour le groupe Carrefour dans la région Sud-Est. En septembre 2013, notre équipe a déployé au sein du groupe une plateforme intra’know pour aider Carole, ainsi que les autres responsables de recrutement, à fluidifier la démarche RH. (12 répartis sur 6 régions). Carole a suivi la formation animée par nos consultants début 2014.

Les fonctionnalités déployées chez Carrefour Proximité sont les suivantes : La gestion de documents, les outils de communication (forum, messagerie instantanée, trombinoscope enrichi) et le module spécifique de gestion des recrutements.  

«  Aujourd’hui, intra’know est un outil que j’utilise au quotidien.  Avoir remplacé mes dossiers papiers m’a permis de gagner en confort de travail et en rapidité. Lorsqu’un candidat nous appelle pour connaître le statut de son dossier, j’ai tout sous les yeux. Je n’ai plus besoin d’aller rechercher dans mes mails ou dans mes anciens classeurs papiers. En cas de problème je peux également faire appel au support intra’know, toujours disponible »

>> Découvrir le témoignage dans son intégralité : cliquez ici

3 Commentaires

  1. 23 novembre 2014

    […] Identifier ses sources d’informations Rechercher ses sources d’informations.Sélectionner les meilleurs canaux d’informations internes et externes. Lutter Contre L’infobésité. Les solutions alternatives contre l'infobésité. L'infobésité est le terme québécois qui désigne la surcharge d'information (information overload en anglais). Elle décrit la situation d'abondance d'information, mais aussi d'incapacité d’assimilation et de réemploi de l’information, pour l’individu et pour l’organisation, ce qui pourrait avoir des conséquences sur la productivité et l’efficacité. Dans un article paru sur le blog Culture & TIC déjà en 2005, Olivier Thiebaut parlait de l'infobésité comme étant le mal de la société de l'information et le décrivait comme suit : « Qui ne s’est jamais perdu dans la profusion de ses favoris Internet ? La veille intelligente pour lutter contre l’infopollution et éviter l’infobésité. Surcharge d’information : comment lutter contre l’infobésité. Une GED pour lutter contre l'infobésité – intra'know. […]

  2. 1 décembre 2014

    […] pour qu’elle soit disponible et utilisable par le plus grand nombre. Selon certaines études, un cadre peut perdre plusieurs semaines par an à chercher de l’information … pour ne pas toujours la retrouver. Il est donc primordial d’organiser […]

  3. 19 janvier 2015

    […] Pour aller plus loin >> intra’know pour lutter contre l’infobésité  […]