NOUVEAUTÉS DE LA V9 D’INTRA’KNOW – Module Mail à classer

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Module Mail à classer(ik v9)

 

 

OBJECTIFS

  • Afficher les courriels à classer d’une boîte de réception électronique.
    Seul le protocole IMAP est compatible.

  • Transformer ces éléments en :
    · Événement Structure
    · Événement Collaborateur
    · Compte-rendu projet
    · Source
    · Intervention

 

DESCRIPTION DU MODULE



Sous-menus

  • Liste des Courriels à classer
    · Afficher et traiter les courriels.

  • Administration
    · Paramétrer les serveurs et comptes sur lesquels se connecter.


La boîte de réception IMAP est paramétrée dans l’administration du module > Gestion du compte.

CRITÈRES DE SÉLECTION 

Actions possibles :

  • Basculer de compte à consulter.
  •  Reculer / avancer dans le temps la liste des courriels récupérés sur le serveur.


Compte à consulter
Paramétré dans l’administration du module > Gestion des comptes. Un serveur hôte devra y être enregistré au préalable.

Date de début / Date de fin
La durée par défaut de la période est paramétrée dans l’administration du module > Gestion du compte > Modifier le compte > Nombre de jours affichés par défaut.

LISTE DES COURRIELS À CLASSER

Permet d’afficher la liste des courriels placés dans le répertoire « aclasser » de la boîte de réception IMAP.

Un répertoire « intraknow » dans la boîte de réception doit contenir trois sous-répertoires :
· « aclasser » dans lequel placer les courriels à retrouver dans intra’know.
· « classes » dans lequel seront déplacés par intra’know les courriels traités.
· « nonclasses » dans lequel seront déplacés par intra’know les courriels éventuellement rejetés.
Ces répertoires peuvent être créés manuellement, sinon intra’know s’en chargera lors de la première ouverture de cette page.

Actions possibles :

  • Consulter le contenu du courriel. Cliquer sur son titre.

Au chargement de la page, les adresses électroniques d »expéditeurs reconnus par la plateforme permettent de renseigner automatiquement les listes Cible et Fiche. Ces courriels sont cochés par défaut pour traitement en masse.
  •  Ajoute les événements cochés sur le collaborateur ou la structure sélectionnées.
    Les courriels cochés sont placés dans le répertoire « classes » de la boîte de réception IMAP.

  • Les courriels cochés sont placés dans le répertoire « nonclasses » de la boîte de réception IMAP.
 
  • Ouvrir la fiche de la structure sélectionnée.
  •  Ouvrir la fiche du collaborateur sélectionné.
  •  Ouvrir le formulaire d’ajout d’une affaire.

  •  Ajouter d’un clic l’événement à partir du courriel, dans la fiche de la structure.
    Le courriel est placé dans le répertoire « classes » de la boîte de réception IMAP.
  • Répondre à l’expéditeur. Ouvre le formulaire de saisie d’une notification.
    Un premier événement est créé avec le courriel reçu, et un second avec la réponse.
    Le courriel est placé dans le répertoire « classes » de la boîte de réception IMAP.


 Les courriels enregistrés sont placés dans le répertoire « classes » de la boîte de réception IMAP.

  • Ouvrir le formulaire pré-rempli d’ajout d’une source.


  • Ouvrir le formulaire d’ajout d’un collaborateur à associer à ce courriel.
    Suite à l’enregistrement, la ligne est automatiquement renseignée avec ce nouveau collaborateur.

  • Suite à l’enregistrement, la ligne est automatiquement renseignée avec ce nouvel individu et la structure associée.


  • Le courriel rejeté est placé dans le répertoire « nonclasses » de la boîte de réception IMAP.


Cible/Fiche
Tout événement créé doit être associé à une fiche cible (structure ou collaborateur).

Individu
Liste des individus actifs et archivés

Collaborateur
Liste également les collaborateurs archivés (c’est-à-dire les utilisateurs actifs, inactifs et archivés)

Complément / Événement
Type d’événement à enregistrer sur la cible (la structure ou le collaborateur).

Liste Événement paramétrée pour RH ou Contact dans l’administration du module cible > Gestion des types d’événement.
Pour sélectionner une valeur par défaut dans cette liste : Administration du module cible > Gestion des types d’événement > Modifier un type d’événement > cocher la case « Email à classer, Evènement par défaut » .