Nouveautés de la v9 d’intraknow (Première partie)

logo intraknow v9

intraknow v9

1- Évolutions portail et socle commun

  • Page de connexion conviviale
  • Nouveaux pictogrammes
  • Paramétrage du widget « Mes liens » pour tous les utilisateurs
  • Nouveau widget « Réseau sociaux »
  • Création de différents formats de carrousels
  • Nouveau moteur de recherche transverse  – cf. « Nouvelle recherche »
    À noter : l’indexation des données et des fichiers va être progressive sur la semaine 47
    · Nouveau moteur de recherche transverse
    · Liste des éléments IK couvert par la recherche transverse

 
2- Nouvelle ergonomie module contact

  • Contact · Nouvelle page listant les structures :
    · Nouveau widget de suivi de ses interventions
    · Nouveau tableau-liste des structures

 
3- Évolutions des modules

  • « Joindre » des fichiers sur le cloud : associer par lien
  • Saisie des temps : Préchargement des lignes d’imputation
  • Qualité doc : Insertion de filigranes dans les PDF 
  • Équipement : Gestion d’une intervention périodique sur un équipement
    · Créer un champ personnalisé périodique sur équipements
    · Définir la période dans l’ajout / modification d’un équipement
    · Créer la première intervention liée à la vérification périodique dans la fiche d’un équipement
  • Réunion : Gestion des réunions confidentielles

 

4- Nouveaux modules

  • Nouveau module Planification
    • Objectifs
    • Description du module
    • Critères de sélection
    • Grille de planification
    • Tableau récapitulatif des charges
    • Tableau comparatif des temps planifiés et prévus projet
    • Ajout/modification d’une planification

  • Nouveau module Mail à classer
    • Objectifs
    • Description du module
    • Critères de sélection
    • Liste des courriels à classer

  • Nouveau module Référentiel 
    • Objectifs
    • Description du module
    • Critères de sélection
    • Liste des référentiels
    • Ajouter un référentiel
    • Modification d’un référentiel
      · Étape 1- Identifier
      · Étape 2- Analyser
      · Étape 3- Agir (idem module incident – cf. Manuel correspondant)
      · Étape 4- Valider (idem module incident – cf. Manuel correspondant)
    • Fiche d’un référentiel
      · Onglet Fiche
      · Onglet Historique
    • Import de référentiels

  • Nouveau module Risque
    • Objectifs
    • Description du module
    • Critères de sélection
    • Liste des risques
    • Ajouter un risque
    • Modification d’un risque
      · Étape 1- Identifier
      · Étape 2- Analyser
      · Étape 3- Agir (idem module incident – cf. Manuel correspondant)
      · Étape 4- Valider (idem module incident – cf. Manuel correspondant)
    • Fiche d’un risque
      · Onglet Fiche
      · Onglet Historique
    • Import de risques

 

PAGE DE CONNEXION CONVIVIALE

Suite à une première connexion, le navigateur utilisé se souvient de l’utilisateur.


   

Actions possibles :

  • Changer d’utilisateur. Cliquer sur « Je ne suis pas … »

 

NOUVEAUX PICTOGRAMMES

  • Les menus de boutons changent de présentation, plus discrète, plus efficace :

Avant :  ;  Après   


  • Les gestions d’accès aux entités sont modifiées :
Avant :    ;   Après :

 Tous les éléments avec accès limité apparaissent avec un cadenas  en fin de nom.


  • L’archivage d’éléments est également modifié :
Avant :    ;   Après :
 

PARAMÉTRAGE DU WIDGET « MES LIENS » POUR TOUS LES UTILISATEURS

Permet de paramétrer jusqu’à dix liens « plateforme », en plus des liens de chaque utilisateur.


 

NOUVEAU WIDGET « RÉSEAU SOCIAUX »

Permet d’afficher un fil Twitter. Par défaut ce sont les tweets @intraknow qui remontent. 
Un hashtag, ou un compte peut être configuré, en usine pour l’instant, bientôt en configuration du widget directement depuis la configuration de la page d’accueil.
 

DIFFÉRENTS FORMATS DE CARROUSELS 

Ce bloc est disponible si le module Connaissance est activé.

Note : Le carrousel ne s’affiche que s’il existe au moins une source qui a été configurée pour apparaître sur la page d’accueil.

 
Le carrousel « Sources à la une » est le carrousel standard.
Il est possible de :

  • Choisir parmi trois autres formats ;
    Dans la configuration de la page d’accueil > widget carrousel > bouton
  • Afficher jusqu’à quatre carrousels, chacun avec son propre format et son propre titre.


Pour afficher des sources dans les carrousels :

  • Associer un ou plusieurs sous-thèmes à un carrousel
    Configurés dans l’administration du module connaissance > Gestion des thèmes / sous-thèmes > Modifier  le sous-thème
  • Puis cocher, dans chaque source à publier, la case widget.
    Une image peut être sélectionnée pour illustrer la source dans le widget.

LE FORMAT STANDARD

Présente les 15 dernières sources parmi les sous-thèmes associés, avec pagination sous forme de pastilles.

LE FORMAT DIAPORAMA

Présente  les 5 dernières sources parmi les sous-thèmes associés.


LE FORMAT LISTE SIMPLE

Présente  les 5 dernières sources parmi les sous-thèmes associés.

LE FORMAT BLOG

Présente  les 5 dernières sources parmi les sous-thèmes associés.

 

 

 

NOUVEAU MOTEUR DE RECHERCHE TRANSVERSE

Dans le bandeau de la plateforme, nouveau moteur de recherche transverse :

Ce moteur de recherche sort des résultats depuis les différentes entités d’intra’know et leurs fichiers joints (hors fichiers cloud, cf bas de cette note pour les détails).

  • Les dernières recherches et les plus courantes sont proposées par défaut. Cliquer sur « Recherche avancée » ouvre la fenêtre dédiée.
     

  • Sur saisie d’un mot-clé, les résultats les plus pertinents sont affichés. Intra’Know exécute un contrôle des droits d’accès pour l’utilisateur sur chaque résultat trouvé. Un pictogramme  d’informations complémentaires est disponible.
    Il suffit de cliquer sur le nom d’un élément pour en ouvrir la fenêtre.


  • Cliquer sur « Tous les résultats » ouvre la fenêtre dédiée avec la liste exhaustive des résultats.

 

LISTE DES ÉLÉMENTS IK COUVERT PAR LA RECHERCHE TRANSVERSE

Liste des éléments intra’know couvert par la recherche :

News
Connaissance
  • Sources de la base de connaissance
  • Fichiers joint
Module projet
  • Titre des projets
  • Actions projet
  • Compte-rendu projet
Module contact
  • Structures
  • Individus des structures
  • Evénements
  • Fichiers joints aux événements
Qualité doc
  • Documents qualité

Interventions

La liste des formats de fichiers explorés par la recherche  transverse (liste non exhaustive):

  • fichiers xml
  • fichiers MS Office (.doc, .docx)
  • fichiers Open Office (.odt)
  • fichier PDF
  • fichiers iWorks
  • fichiers RTF
  • fichiers compressés (Tar, RAR, AR, CPIO, Zip, 7Zip, Gzip, BZip2, …)
  • fichiers texte (.txt)
  • fichiers multimedia – meta données (audio, image, video)
  • fichiers mail (mbox, rfc, pst, msg, tnef)

CONTACT · NOUVEAU WIDGET DE LA PAGE DES STRUCTURES

Liste des interventions dont le titre contient « recontacter », associées à une société et un individu, dont la date de réalisation est sous quinzaine.

 

Actions possibles :

  •  Ajouter une intervention de type « Contact ». Ouvre le formulaire d’ajout.
  •  Ouvrir la liste complètes de ses interventions. Ouvre le module intervention sur l’utilisateur courant.
  • Ouvrir la fiche de l’intervention. Cliquer sur son titre.
  • Ouvrir la fiche de la structure. Cliquer sur le nom.


CONTACT · NOUVEAU TABLEAU

 

Actions possibles :

  •  Ouvre la fenêtre d’ajout.
  • Consulter la fiche de la structure. Cliquer sur le nom.
  •  Visualiser les notes et description de la structure. Survoler avec la souris.
  • Visualiser les individus et leur n° de téléphone. Survoler avec la souris.
    · Envoyer un courriel à un individu.

 

 Coordonnées

  • Visualiser la localisation de la structure sur GoogleMap Cliquer sur l’adresse .
  • Téléphoner à la structure. Cliquer sur le n° de téléphone  ouvre un logiciel de téléphonie (si installé sur le poste car non fourni avec intra’know)
  • Rédiger un courriel à destination de la structure. Cliquer sur l’adresse électronique  ouvre une fenêtre de notification.
  • Ouvre le site Internet de la structure. Cliquer sur l’adresse web .
  •  Ouvrir l’onglet dynamisme commercial. Cliquer sur l’emoticone.


 Prochaine intervention

  • Ouvrir la fiche de l’intervention. Cliquer sur son titre.
  •  Terminer l’intervention. Ouvre le formulaire de pilotage.
  •  Modifier l’intervention. Ouvre le formulaire.
  •  Supprimer l’intervention.
    Un message demande la confirmation de la suppression.


 Dernier événement

  • Ouvrir la fiche de l’événement. Cliquer sur son titre.
  •  Modifier l’événement. Ouvre le formulaire.
  •  Supprimer l’événement.
    Un message demande la confirmation de la suppression.


 Affaires en cours

 

  •  Modifier l’affaire. Ouvre le formulaire.
  •  Supprimer l’affaire.
    Un message demande la confirmation de la suppression.


 Actions structure
 

  • Modifier la structure. Ouvre la fenêtre de modification.
  • Ouvre la fenêtre de sélection des collaborateurs ou groupes de collaborateurs ayant accès à la structure confidentielle.
    Affiché uniquement si la case « Accès limité » est cochée pour la structure.
  • Archiver la structure.
    Un message demande la confirmation de l’archivage.
    Pour la réactiver, décocher la case « Archivé » dans le formulaire de modification de la structure. 
  • Supprimer la structure.
    Disponible uniquement sur des structures archivées.
  •  Envoyer un e-mail. Ouvre une fenêtre de notification.

  •  Ajouter une intervention. Le formulaire d’intervention de type « Contact » s’ouvre.
  •  Ajouter un événement. Ouvre le formulaire d’ajout.
  •  Ajouter une affaire. Le formulaire d’ajout s’ouvre.


Dyn. Com.
Indicateur du dynamisme commercial :
  · Rouge si réel < 80 % de l’objectif
  · Orange si réel compris entre 80 et 99 % de l’objectif
  · Vert si réel > 100 % de l’objectif
Paramétré dans l’administration du module contact > Gestion des types d’événements

Prochaine intervention

  •  Priorité 3
  •  Priorité 2
  •  Priorité 1


Affaires en cours

 Statut de l’affaire.
Couleur paramétrée avec le statut dans l’administration du module > Statuts des affaires > Modifier  un statut

 

« JOINDRE » DES FICHIERS SUR LE CLOUD : ASSOCIER PAR LIEN

Le gestionnaire standard de fichiers joints permet désormais, selon votre choix de configuration, de « joindre » des fichiers hébergés dans le cloud.
Ces fichiers « joints » restent des liens vers les fichiers sélectionnés, qui peuvent éventuellement être modifiés sur le service cloud.
Cliquer sur un lien joint ouvre le fichier dans son espace d’hébergement cloud.
Les services gérés sont :

  • Google Drive
  • OneDrive
  • Dropbox
  • Box

Chaque service possède son interface de sélection :

Google Drive
OneDrive
Dropbox
Box


Les liens vers les fichiers cloud apparaissent ensuite de la même façon que le fichiers joints classiquement, l’icône précisant le service d’hébergement :


Les éléments dans intra’know intégrant cette fonctionnalité sont :

  • Sujet / réponse du forum
  • Source
  • Événement sur une structure
  • Affaire
  • Compte-rendu de projet
  • intervention
  • Incident
  • Risque
  • Référentiel
  • Activité d’un processus
  • Indicateur d’un processus
  • Équipement

SAISIE DES TEMPS – PRÉCHARGEMENT DES LIGNES D’IMPUTATION

De nouvelles options de chargement des lignes d’imputations des temps passés ont été développées :


Actions possibles :

  • Ajouter les lignes sur lesquelles ont été saisi du temps la semaine passée.

    Suivant les modules dont votre plateforme dispose :
  • Ajouter, dans les lignes PROJET, les actions planifiées dans le module PROJET (ou ayant des interventions planifiées) sur la semaine active.
    (Cette option existait déjà.)
  • Ajouter les actions planifiées dans le module PLANIFICATION sur la semaine active.
  • Ajouter les actions planifiées dans le module RÉSERVATION sur la semaine active.


QUALITÉ DOC – INSERTION DE FILIGRANES DANS LES PDF

Sur activation en configuration de la fonctionnalité, deux types de filigranes peuvent être paramétrés dans l’administration du module Qualité doc > Gestion des filigranes. L’un ou l’autre apparait en fonction des droits paramétrés sur l’utilisateur.

Les ayants-droits sont les utilisateurs du groupe paramétré dans Administration générale > Gestion des groupes >  Modifier les droits du groupe > Bouton « Ajouter des droits spécifiques » > Module Qualité Doc > Cocher « Imprimer copie controlée ».

Action possible :

  •  Modifier le message. Ouvre la fenêtre de gestion :

Ajout / Modification de document qualité

Une case à cocher a été ajoutée dans les formulaires d’ajout et de modification d’un document qualité.

Filigrane
L’option doit être activée en configuration.
Messages paramétrés dans Administration Qualité Doc > Gestion des filigranes

 

INTERVENTIONS PÉRIODIQUES POUR ÉQUIPEMENT – GESTION DES CHAMPS PERSONNALISÉS

Permet de définir des champs personnalisés périodiques sur les équipements afin de gérer des interventions périodiques, de contrôle par exemple.
L’activation d’un champ personnalisé périodique affiche un tableau de gestion des « Vérifications périodiques »  dans la fiche des équipements correspondants.

Propose les mêmes fonctionnalités que les champs personnalisés standards, complétées des suivantes.

 

 

Nouveau Type de champ

N’est plus modifiable dès l’enregistrement d’un équipement.

  • Périodique (en jours)
  • Périodique (en semaines)
  • Périodique (en mois)

 

INTERVENTIONS PÉRIODIQUES POUR ÉQUIPEMENT – AJOUT / MODIFICATION D’UNE PÉRIODE

 

 

Nouveau bloc Vérifications périodiques

Échéance de la nouvelle intervention créée lors de la clôture d’une intervention, fonction de la vérification périodique associée.
Les vérifications périodiques disponibles sont paramétrées dans l’administration du module > Gestion des champs personnalisés périodiques.

 

INTERVENTIONS PÉRIODIQUES POUR ÉQUIPEMENT


Nouveau Bloc VÉRIFICATIONS PÉRIODIQUES

Affiché si l’équipement a un champ périodique renseigné dans son formulaire d’ajout / modification.

Action possible :

  • Créer l’intervention associée à la vérification périodique.
    Bouton disponible uniquement si aucune intervention à réaliser n’est associée à la vérification périodique de l’équipement.


Prochaine échéance
Affiche l’échéance de l’intervention associée à la vérification périodique, si elle existe.

Bloc INTERVENTIONS À FAIRE

Une intervention correspondant à une vérification périodique est marquée en fin de titre.

 

GESTION DES RÉUNIONS CONFIDENTIELLES

Lors de la création ou modification d’une réunion, cocher la case « Rendre privé ».
Seuls l’organisateur et les participants auront accès aux informations de la réunion.

 

Règles de gestion d’une réunion confidentielle


La réunion confidentielle est marquée d’un cadenas dans les agendas et les listes des organisateur / participants.


Les autres utilisateurs, incluant les administrateurs,

  • ne voient dans l’agenda que la réservation du créneau horaire dans l’agenda,
  • et ne voient pas cette réunion dans les listes. (module réunion, résultats de recherche, fiches structure / RH / action projet)


Terminer une réunion confidentielle

Dans le formulaire « Terminer » d’une réunion confidentielle, une réunion planifiée est par défaut confidentielle.


NB : Les interventions ne gèrent pas de limitation d’accès ; elles n’héritent donc pas de la confidentialité de la réunion.

 

Règles de gestion des comptes-rendus / événements générés

 

Lors de l’enregistrement de la réunion terminée :

  • Si elle est liée à une action projet, un compte-rendu est généré sur l’action.
    Aucune confidentialité n’est spécifiquement gérée sur les comptes-rendus projet. La limitation d’accès se fera au niveau du projet : seuls les participants, acteurs du projet, ainsi que les administrateurs y auront accès.
  • Si elle est liée à une structure, un événement contact en accès limité sera généré sur sa fiche.
  • Si elle est liée à un collaborateur, un événement RH en accès limité sera généré sur sa fiche.

Dans ces deux derniers cas de génération d’événement, l’accès sera par défaut affectés aux organisateur / participants de la réunion.
 


NB : Les rendez-vous confidentiels et liés ne reportent pas la limitation d’accès lors de la génération d’événements contact ou RH ; ces événements n’héritent donc pas de la confidentialité du rendez-vous.