Dès 2010, l’équipe SGS a souhaité avoir un outil de gestion des événements de sécurité qui soit homogène avec le suivi des incidents qualité mis en place au niveau de la CCI de Nouméa. Ainsi chaque agent peut facilement retrouver les actions à mener quelle qu’en soit l’origine.

Le module a été enrichi en 2017 pour déverser les comptes rendus d’événements de sécurité automatiquement vers le logiciel Eccairs (DGAC).

Nous avons progressivement mis à disposition des modules dédiés à la gestion de la sécurité, de la qualité, des risques, des exigences réglementaires du Référentiel. Puis nous avons créé le lien automatisé avec ECCAIRS.

Au départ, nous avions choisi d’utiliser la plateforme collaborative intra’know pour gérer la démarche qualité de la CCI et de l’aéroport de Nouméa. Les modules « Qualité doc. » et « Incidents » répondaient parfaitement à notre besoin ainsi qu’aux exigences des normes aéronautiques comme les normes FNE (Fiches de Notification d’Évènements). Par exemple, en cas d’incidents sur la piste, l’évènement est notifié et centralisé dans le module « Sécurité Aéroport ». Nous avons gagné en efficacité. Par la suite, nous avons décidé d’utiliser le module « Projet ». Il nous a permis, entre autres, de créer un portefeuille avec un plan stratégique de développement lorsque nous avons eu une nouvelle mandature à la chambre de commerce.

Nous sommes plus de 300 collaborateurs et nous utilisons tous la plateforme. Chaque collaborateur est formé à intra’know dès son arrivée. Nous préférons organiser une formation individuelle de quelques heures afin d’être sûr que tout soit compris. En général, cela prend une semaine pour qu’un collaborateur soit formé et sensibilisé à l’outil.

Avant intra’know, nous faisions les comptes rendus des réunions par mail et les informations étaient facilement perdues. Avec le module « Réunion » nous pouvons centraliser tous nos comptes rendus et retrouver rapidement un document. Désormais, nous avons plus de visibilité sur l’avancée de nos actions et nous avons classé toutes les actions récurrentes afin d’anticiper et de gérer notre temps. Grâce à intra’know tous nos projets sont cadrés.

Tout d’abord, nous voulons que tous les collaborateurs comprennent l’importance d’utiliser l’outil pour structurer notre organisation et améliorer le partage d’informations. Nous voulons qu’intra’know soit un réflexe pour chaque utilisateur.

Pour moi, intra’know c’est tout d’abord un gain de temps. Désormais nous retrouvons facilement des documents et nous ne perdons plus de temps dans nos mails. Le système de notifications nous a également permis de limiter les incidents car tous les collaborateurs sont rapidement informés en cas de risques. Aujourd’hui, la base est très appréciée des utilisateurs.