Episode #3 – Comment partager les informations en télétravail pour tous ?

Vous le savez, tout l’effectif de Yieloo fonctionne en “télétravail”, et cela a renforcé le besoin de retravailler la façon de communiquer entre collègues, mais aussi auprès de nos clients. Lors du confinement de la France, une partie de l’activité économique a été stoppée.

Précédemment nous évoquions un sujet spécifique, qu’est le partage d’informations administratives dans une organisation distribuée. Aujourd’hui, nous vous expliquons comment partager les informations en télétravail de façon optimisée. Grâce à cela nous allons correspondre de façon plus transversale avec nos collaborateurs ainsi qu’avec nos clients.

Et ce grâce à notre outil collaboratif  et l’utilisation de notre module « Connaissance ».

Ce module permet de dématérialiser les données et de diffuser soit des sources (documents…) soit des actualités. Il aide à hiérarchiser l’information, auprès des utilisateurs dans une arborescence à 2 niveaux. Tout ceci aide également à partager les informations en télétravail.

Premièrement de structurer l’arborescence en thèmes et sous-thèmes et en second de gérer les droits d’accès à certains thèmes ou sous-thèmes, selon le niveau de confidentialité des informations. Il propose également la recherche d’une information simplifiée grâce à un moteur de recherche avancé.

Chez Yieloo, nous utilise beaucoup le module « Connaissance » de notre plateforme pour communiquer entre collaborateurs. 

Néanmoins l’effort de communication était peut-être moins poussé parce qu’un manque d’information pouvait être compensé par un moment d’échange autour de la machine à café.

Par contre, cette nouvelle dimension d’organisation à distance a rapidement mis en lumière qu’on ne pouvait plus rester approximatif. « Tout oubli de partage d’information pouvait vite être préjudiciable à l’efficacité collective ». Tout ceci pour mieux partager les informations en télétravail dans un premier temps.

En particulier lorsqu’il s’agit de faire coopérer des équipes entre elles (comme par exemple, lors de la construction d’une offre pour un client). 

Depuis le début de la crise, nous avons en particulier accentué notre effort de communication transversale sur des sujets comme suit  : 

• Des actualités : vie des équipes à distance, actualités opérationnelles ou encore des conseils bien-être pour le télétravail 

• Des informations liées au contexte : les consignes Covid-19, les informations liées aux déplacements dérogatoires ou encore la loi d’état d’urgence sanitaire.
• Des renseignements techniques :  mises à jour, déploiements techniques 
• Ainsi que des procédures d’organisation pour que tous les collaborateurs soient plus facilement autonomes .

Nous avons prioritairement partagé deux types d’informations. 

• D’une part, une information sur notre mode d’organisation à distance et surtout sur la mise en place de la continuité de service.
  • Cela a permis de rassurer les clients encore en activité sur notre capacité à répondre à leurs sollicitations. 
• D’autre part, nous partageons notre expérience, nous partageons nos astuces, les usages complémentaires détectés aux usages habituels de la plateforme intra’know.

Ce partage permet ainsi de simplifier l’organisation de tous.

• • Ces infos liées au contexte permettent de déceler de nouvelles façons d’utiliser « connaissance » et de valider que c’est un réel outil de partage avec beaucoup d’avantages. 

Toutes ces informations permettent à chacun, selon son métier, de savoir ce qu’il doit savoir et aussi ce qu’il doit faire. Et comme le dit régulièrement un de nos collaborateurs :

« L’information est l’oxygène des temps modernes » or la situation actuelle renforce ce besoin de mieux la maîtriser et la partager, pour mieux respirer.

Le module “Connaissance”propose plusieurs fonctionnalités bénéfiques pour l’entreprise :

• Une arborescence à 2 niveaux (thèmes et sous-thèmes) a pour avantage de donner une bonne lisibilité de l’information.
  • Car le thème abordé est tout de suite identifié. L’utilisateur pourra, selon son besoin, choisir de lire ou non l’information diffusée. 
• Un affichage en page d’accueil permet une bonne visibilité de l’information. 
• Une identification d’une information en niveau de priorité  qui fait défiler un bandeau d’urgence défilant en haut de la plateforme.
  • Et même au niveau de la “fenêtre de connexion”, de mettre en place un pop-in visible sur la page d‘accueil.

• Des commentaires sur l’information permettent de l’interactivité et des échanges directs ainsi que des réponses à des interrogations ou avis. 
• Un suivi des lectures : il est possible de vérifier qui a consulté l’information et donc qui a pris connaissance de celle-ci.
• Une traçabilité car l’information est stockée sur l’outil collaboratif et donc facilement retrouvée. 

Notre expérience et notre organisation mise en place dans le cadre d’un mode distanciel à 100 %. Nous espérons, va vous permettre également de faire le meilleur usage de vos modules. Peut-être même d’utiliser notre plateforme collaborative autrement.

Vous voulez en savoir plus ? 

La suite au prochain épisode !