Depuis quelques semaines, nous essayons de mettre en avant des cas d’usage issus de l’expérience de nos clients ou bien de la nôtre. Cette semaine, nous vous proposons de mettre en lumière l’intérêt d’un outil collaboratif de gestion de projet pour l’efficacité d’une réponse à un appel d’offre.
Les étapes pour répondre à un appel d’offre
Tout commence par une sélection des appels d’offre à partir d’une veille par mots clés faite sur des plateformes dédiées.
Si un appel d’offre potentiellement intéressant pour l’entreprise est détecté. Alors une note de cadrage interne est créée puis partagée afin de valider collectivement l’intérêt d’y répondre.
La préparation de la réponse à l’appel d’offre, sur intra’know. Elle s’appuie aussi sur la création d’une fiche structure dans le module « CONTACT ».
Il contient les informations sur l’organisation ou l’entreprise qui l’a publié, ainsi que l’ensemble des documents disponibles.
Ensuite, le responsable de cette réponse créé le projet à l’aide d’un projet-type dédié. Celui ci reprend la note de cadrage (enjeux et objectifs) et les documents associés (base documentaire spécifique), structuré en 3 grandes étapes :
- L’analyse, la construction et la validation de notre réponse.
Ces étapes sont elles-mêmes découpées en actions et interventions, planifiées et partagées aux collaborateurs/contributeurs correspondants (équipe projet)
Et bien entendu jalonnées afin de s’assurer de respecter la date limite de dépôt de l’offre.
Un outil de gestion de projet efficace
Chacun peut ainsi s’organiser afin de programmer ses contributions sur ce projet.Le pilote, lui, peut s’assurer du bon avancement de ce dernier.
Dorénavant il peut suivre les temps passés et demander des compléments d’informations sur des comptes rendus. De même qu’il peut s’assurer qu’il y aura un temps suffisant pour relire l’offre à plusieurs.
Par la suite, il peut alerter d’une dérive le cas échéant afin de prendre les mesures correctives.
Les avantages d’un outil de gestion de projet
Les avantages de répondre à des appels d’offre avec un outil collaboratif de gestion de projet comme le module « PROJET » d’intra’know sont :
- Un cadrage efficace des projets : constitution de l’équipe, description des enjeux et des objectifs.
- Une planification des actions et des tâches simplifiées : planning du projet en diagramme de Gantt.
- Un suivi de l’avancement des projets, des indicateurs, reporting et budget optimisé:
- Comptes-rendus partagés, reporting d’avancement du projet, suivi des temps passés, suivi de la valorisation des temps passés en interne au temps initial estimé.
Pour conclure, nous espérons que ce partage expérience va vous donner de l’inspiration pour optimiser votre usage d’intra’know.
Ainsi que vous donner des idées pour utiliser notre plateforme collaborative .
Pour celles et ceux qui souhaitent découvrir et tester ce module, c’est par ici : Demandez une démo
La suite au prochain épisode !
