Le module « QUALITE DOC » est l’un des premiers modules créés sur intra’know. En effet, l’importance de la traçabilité des documents, le circuit de validation, de l’archivage et de la gestion des versions d’un document est majeure et portée à l’attention des entreprises.

Cette gestion électronique des documents (GED) permet de recenser à un seul endroit tous vos documents. Afin de ne plus se risquer de perdre des documents et procédures sur un serveur interne.

Tout est sur intra’know pour les rassembler et les actualiser !

Centraliser les documents, les actualiser et suivre leur validation

Le module « QUALITE DOC » permet à la fois de regrouper les documents et d’en suivre la péremption.

Sa plus grande valeur ajoutée est sa fonctionnalité de gestion de la validation des documents.

Chaque document a un workflow de validation et de diffusion. D’ailleurs nous retrouvons les rédacteurs, vérificateurs, et approbateurs, qui sont souvent demandés pour valider des procédures ou des documents standardisés dans une entreprise.

Grâce à ce workflow, une des personnes peut refuser la publication d’un document, en indiquant par commentaire la raison.

Par la suite elle peut ainsi demander des corrections au rédacteur pour permettre de contrôler et vérifier le contenu. En cas de retard de validation, une relance peut-être faite par mail aux acteurs de cette validation.

Donc pour chaque document, une liste de destinataire est définie. Chacun des destinataires doit confirmer la prise en compte du contenu du document.

Enfin le plus, un questionnaire sous forme de quizz s’ajoute pour vérifier la compréhension du contenu par le destinataire !

Le circuit de validation des documents

Plusieurs versions d’un document sont gérées successivement, et donc chaque version antérieure est archivée lorsqu’une mise à jour d’un document est publiée

(cf illustration fiche du document).

Pour maîtriser les accès aux différents documents publiés, la gestion des droits d’intra’know permet d’ouvrir l’accès à des groupes d’utilisateurs choisis sur chaque document.

Maintenant les responsables de la documentation conserve un accès général à la bibliothèque documentaire.

Le classement des documents : focus d’un cas client

Un de nos clients, spécialisé dans la nutrition animale, utilise ce module pour valider et suivre ses documents. Le classement structurel de la bibliothèque de documents, constitué de thèmes et sous-thèmes, est personnalisable.

Dans le but de les classer par service ou par produit. Ils les classent également en fonction de leur type et du processus associé.

Les lieux de diffusions en vue d’associer aux documents, apportent une autre dimension de classement. Cela sert en particulier à identifier les documents réglementaires validés et fournis à chaque pays, dans le cadre de l’exportation de leurs produits.

En vue des différentes étapes d’un document,  notre client informe les acteurs concernés via les notifications d’intra’know : e-mails pré-formatés contenant les données contextuelles et envoyés directement depuis la plateforme.

Les avantages du module  « QUALITE DOC »

QUALITÉ DOC permet donc :

  • De centraliser l’ensemble des documents de l’entreprise par thème et sous-thème.
  • De piloter la qualité ou excellence opérationnelle car l’outil permet de décrire les processus de votre entreprise et de piloter des actions d’améliorations.
  • De partager les connaissances: veilles réglementaires, modèles de documents, documents marketing ou encore les bonnes pratiques…

Pour conclure si vous souhaitez aller plus loin :

Outil de gestion de la qualité

Le trio gagnant, ERP, GED et collaboration

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