Trois choses à savoir lorsqu’on utilise un outil de gestion portefeuille projet

Selon une étude réalisée par l’IDC (« How Project and portfolio Management Solutions are delivering Value to Organizations » publiée en 2008), la gestion de portefeuille projet permettrait de réduire de 37% les coûts des  projets, d’améliorer de 33% l’exécution des projets en priorisant les actions sur chacun de ces projets et d’améliorer de 35% la productivité …  Belle ambition. Alors si vous aussi, vous avez décidé d’utiliser un outil de portefeuille projet pour améliorer vos performances, voilà trois choses à ne pas oublier pour assurer la réussite de cette entreprise.

 

1) Même si un outil apporte un vrai plus, il ne fait pas tout. Un outil de gestion de portefeuille projet (GPP) est un outil très efficace pour vous aider à gérer et prioriser les différents projets que vous menez de front. Cependant il ne va pas remplacer votre matière grise ! Avant de choisir (ou configurer) votre outil de GPP, pensez à mettre à plat la manière dont vous allez l’utiliser : Par exemple, quels seront les reportings à mettre en place pour vos équipes ? Quels seront ceux à remonter à votre hiérarchie ? Quels sont les indicateurs clés à piloter ? Un outil de GPP doit vous permettre de suivre facilement votre budget, vos délais, vos ressources ou l’avancement général de vos différents projets. Sachez aussi définir les indicateurs qui vous paraissent important et qui pourront, pourquoi pas, générer des alertes depuis l’outil. Ces efforts vous permettront de trouver le dénominateur commun à l’ensemble de vos équipes projets, à harmoniser leurs pratiques et à rendre l’ensemble des collaborateurs plus efficaces.

reporting1

2) Il faut apprendre à anticiper. Facile à dire, mais pas toujours facile à faire ! Effectivement, il n’est pas rare d’avoir le sentiment de devoir gérer des problèmes urgents et importants (matrice d’Eisenhower) à la dernière minute. Un des objectifs de la GPP est de limiter, justement,  ce type de déconvenues. La maitrise, la bonne lecture des données remontées dans votre GPP (budget, délaisrisques et alertes, qualité des livraisons, manque de ressource, etc.) et surtout la régularité à laquelle vous allez l’utiliser, vous permettront d’anticiper d’éventuels soucis. La vue globale de vos projets vous permettra également de les prioriser, en appréciant leur valeurEn somme, vous allez devoir prendre du temps pour vous approprier l’outil et les bonnes pratiques de management (de manière quotidienne ?), afin de ne pas en perdre en cas de problème.

3) Pensez collaboratif ! En effet, le véritable facteur clé de succès est de favoriser et faciliter le travail en mode collaboratif. C’est-à-dire améliorer la communication, la coordination et la coopération de différents intervenants autour d’un projet commun et d’éventuels sous-projets. Dès le début de votre projet, impliquez vos partenaires dans votre démarche, documentez vos pratiques et informez les équipes projets. Cette attitude permettra de développer plus efficacement une culture projet partagée, de formaliser et d’unifier les méthodes. Efficacité garantie !

Rappelez-vous : l’outil ne fait pas de vous un bon gestionnaire mais, en tant que bon gestionnaire, vous saurez correctement utiliser votre GPP pour améliorer votre efficacité et celle de vos collaborateurs !

Pour connaître les possibilités de l’outil intra’know sur les fonctionnalités de gestion de projet et de GPP, vous pouvez soit consulter nos pages fonctionnalités relatives à la gestion de projet, soit nous contacter. À bientôt !