Comment bien gérer une réunion ?

La gestion d’une réunion, cela se prépare ! Vous allez bientôt organiser une réunion et vous avez une appréhension sur votre prise de parole en public ou sur le fait de faire une présentation ? Pour être à l’aise une solution : préparez-vous ! 

En amont de la réunion.

Tout d’abord, définissez les objectifs de la réunion ! Voyez ensuite qui doit y participer, les horaires, le lieu (webconf ou présentiel ?), quels documents partager avant la réunion. Assurez-vous que les participants à la réunion ont le même niveau d’information. C’est la garantie d’une réunion efficace.  

Capture d’écran 2015-03-12 à 15.37.01

Définissez clairement vos objectifs …

… et partagez le plus tôt possible avec les participants ! Une fois autour de la table, recueillez les attentes de tout le monde. Si jamais votre réunion n’a pas pour objectif de répondre à une de ces attentes, dites-le ! Vous éviterez déceptions et frustrations. Déroulez votre ordre du jour en gardant en tête que l’attention des participants n’est pas permanente : Soyez clairs ! Ne vous confondez pas en détail et présentez simplement l’information. N’hésitez pas à noter sur un support visible de tous les idées échangées pendant la réunion (elles pourront vous servir pour la rédaction de votre compte-rendu que vous partagerez avec tout le monde à la suite de la rencontre). En dernier lieu, gardez le timing ! Ne vous laissez pas déborder par les parenthèses interminables. Chaque réunion doit déboucher sur un plan d’action concret et les dates associés. 

Quels outils utiliser ? 

Ceux que vous voulez ! Il existe une quantité importante d’outils de prise de notes. Choisissez celui qui vous semble le plus pratique. Gardez à l’esprit ce que les gens attendent de vous : de la rigueur et de la précision. Ils comptent sur vous pour leur communiquer les détails et les décisions importantes prises lors de la réunion. Ne les décevez pas. Pour cela, l’outil que vous choisirez, s’il n’est pas imposé par l’entreprise, doit être le plus pratique possible.

intra’know dans tout ça ? Une fois que vous aurez trouvé un logiciel capable de vous aider dans la gestion de vos réunions, que vous souhaiterez l’intégrer dans votre système d’information, le faire communiquer avec votre outil de suivi de la relation client, votre modules de gestions de projet et que vous souhaiterez le proposer à toute l’équipe… vous choisirez intra’know ! 

intra’know a été conçu pour répondre aux attentes des entreprise désireuses de structurer leur activité, de partager l’information au sein de l’entreprise et de gérer leur projet. Il couvre un large besoin fonctionnel. Pour en savoir plus, contactez-nous !