Mettre en place un intranet collaboratif

Que demande-t-on a un intranet d’entreprise aujourd’hui ? De plus en plus de choses ! L’intranet d’entreprise est devenu un système d’information à lui tout seul, ajusté à la taille de l’entreprise, à son organisation et aux besoins des salariés qui la composent. Avec un nouveau mot au centre des usages : la collaboration. 

Le portail intranet, outil de travail collaboratif. 

collaboratif

La première mission d’un intranet est d’offrir la possibilité aux salariés de l’entreprise de capitaliser l’information, de pouvoir contribuer à la construction de l’intelligence collective et de partager cette intelligence entre eux. Concrètement, un intranet est un service disponible sur le web, hébergé soit au sein de l’entreprise, soit dans le Cloud. Son utilisation est réservée à un ensemble de personnes autorisées (salariés, partenaires, invités, etc.). La plateforme offre plusieurs fonctionnalités de travail collaboratif i.e. des fonctionnalités qui permettront aux salariés de l’entreprise de mieux travailler ensemble.

Le premier bénéfice d’un intranet est de centraliser l’information et de la rendre plus facilement disponible : Son utilisation va donc permettre d’améliorer la productivité. 

Pour aller plus loin >> intra’know pour lutter contre l’infobésité 

Quelles fonctionnalités dans un intranet collaboratif ? 

Elles sont multiples et dépendent de la taille de votre entreprise, du produit que vous avez choisi, du coût de la solution et surtout de votre besoin ! Aujourd’hui, la plupart des solutions proposent un ensemble de modules déployables à façon. Attention, tous les produits ne proposent pas toutes les fonctionnalités. Il est donc important de clairement formuler votre besoin d’aujourd’hui … et de demain. 

fonctionnalités

Concrètement les fonctionnalités disponibles peuvent être les suivantes : 

– Des fonctionnalités d’administration 
– Des outils pour gérer vos projets (tableaux de bord, portefeuille projet, indicateurs) 
– Des modules de gestion RH (congés, entretiens annuels d’évaluation…)
– Un système de Gestion Électronique de Document (ou GED) conforme si besoin aux réglementations ISO.
– Des outils de type de Réseau Social d’Entreprise (forum, pages de discussions, messagerie instantanée, trombinoscope).
– Des modules de gestion de ressources ou de planification (salles de réunion, pool de camions…)
– Des workflows paramétrables pour valider des opérations

Pour aller plus loin >> les fonctionnalités d’intra’know

Pour aller plus loin >> le trio gagnant : ERP, GED et collaboration

Certains prestataires vous offrent aussi la possibilité de développer ou d’améliorer des fonctionnalités en fonction de votre besoin. 

Comment réussir le déploiement d’un intranet au sein de son entreprise. 

Cadrer le besoin : on peut vouloir s’acheter à tout prix une Ferrari mais fait-on le bon choix si roule principalement en ville ? Prenez le temps de cadrer votre projet, de définir clairement votre besoin et les fonctionnalités qui vous seront essentielles. N’oubliez pas : Amener un nouvel outil dans l’entreprise, c’est changer les habitudes des salariés. Plus vous ferez simple, plus l’adoption d’un nouvel outil sera meilleure. 

Trouvez un sponsor hiérarchique : Vous ne ferez pas tout, tout seul ! Un tel projet de déploiement doit être absolument soutenu par votre hiérarchie. Elle vous aidera aussi, après le déploiement, à trouver les bonnes façons d’animer votre future plateforme collaborative.

Communiquer : En bousculant vos salariés, vous aurez surement à affronter des réticences au sein de l’entreprise. N’oubliez pas de communiquer sur le projet, dès le départ. Faites participer les autres en organisant des réunions, des sondages ou en testant des solutions. 

Bonne chance dans votre projet de déploiement ! Pour en savoir plus sur notre activité et nos offres d’accompagnement, contactez-nous !