Au cœur de l’actualité, nous vous proposons un éclairage sur l’intérêt de bien réfléchir sur un processus simple afin d’éviter les pertes de temps. Le processus en question est celui de la délivrance des  attestations professionnelles autorisant le déplacement. Cela permet de faciliter le partage d’informations administratives pour rester en conformité avec la réglementation des Pouvoirs Publics afin de limiter les déplacements.

Un partage d’informations administratives

Même si tout l’effectif de l’entreprise exerce en “télétravail ». Il n’en demeure pas moins important de pouvoir accéder au bureau en cas de nécessité opérationnelle ou d’urgence.

  • Comme par exemple pour aller relancer nos serveurs de sauvegardes qui se seraient stoppés.
  • Auquel cas, l’entreprise fournie une attestation que l’on doit posséder pour aller vers son lieu de travail.
    • Tout ceci afin de pouvoir la présenter en cas de contrôle.

Nous avons donc identifier quels étaient les collaborateurs qui devaient être autorisés à venir à l’entreprise. 

Nous avons réfléchi aux différentes nécessités opérationnelles pour déduire la liste des collaborateurs habilités à gérer ce genre de  situation.

Puis, une fois ces personnes identifiées, nous avons valider leurs déplacements, et nous avons formalisé les attestations individuelles

Ensuite nous avons voulu capitaliser ces informations et les partager de manière homogène  avec tous nos collaborateurs.

Afin que chacun connaisse la procédure mise en place et sache comment agir, en évitant, dans la durée, toute perte de temps associée à une recherche de document et d’information laborieuse.

Un outil collaboratif, intra’know

Le prolongement du confinement semble se confirmer:

Nous avons donc cherché à détecter quels pourraient être les besoins de recherche d’information afin de boucler complètement le processus.

Nous nous sommes donc posés les questions suivantes : 

  • Comment s’assurer que les informations importantes soient bien maîtrisées par tous les collaborateurs ?
  • Comment faire en sorte que chacun puisse retrouver ces informations-là sans perdre de temps ou sans solliciter d’autres collaborateurs ?
    • En particulier : Comment permettre à un collaborateur de retrouver facilement son attestation individuelle en cas de perte ?
  • et enfin, comment garder les traces nécessaires en cas de contrôle ultérieur par l’Administration ?

Et c’est bien en ça qu’un logiciel collaboratif est intéressant lorsqu’il permet de dématérialiser ce genre de processus lié aux ressources humaines.

Sur notre plateforme intra’know, dans le module RH nous avons pu : 

  • Déposer l’attestation sur le profil RH des collaborateurs, comme c’est possible pour tout autre pièce importante pour la lui rendre accessible dans le temps
    • (CV, pièce d’identité, CACES…)
  • Donner accès à une procédure d’explication du fonctionnement lié à l’attestation de déplacement dérogatoire professionnelle
    • (suite aux décrets officiels) pour qu’en cas de besoin de se déplacer, le collaborateur concerné soit autonome sans solliciter qui que ce soit.

Ainsi cela permet sans effort à ce que :

  • Les personnes concernées doivent maîtrisées l’information dans sa durée.
  • l’information soit bien tracée (donc contrôlable) et connue de tous ceux qui doivent savoir. 

La suite au prochain épisode !